Handbuch für Webtexter. So schreiben Sie fürs InternetBezeichnet eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht.
E-Mail wird als wichtigster und meistgenutzter Dienst des Internets angesehen.
Allgemeine Hinweise
E-Mails werden meist im Klartext übertragen, sie sind in dieser Beziehung eher mit einer Postkarte als mit einem Brief vergleichbar. Das Format einer E-Mail wird durch den RFC 2822 festgelegt. Danach bestehen E-Mails nur aus Textzeichen (7-Bit ASCII-Zeichen). E-Mails sind intern in zwei Teile geteilt: Den Header mit Kopfzeilen und den Body mit dem eigentlichen Inhalt der Nachricht.Aufbau einer E-Mail
HeaderDie Header genannten Kopfzeilen einer E-Mail geben Auskunft über den Weg, den eine E-Mail genommen hat, und bieten Hinweise auf Absender, Empfänger, Datum der Erstellung, Stationen der Übermittlung und ob ein Spam oder Virenscan gemacht wurde. Diese sind nur sichtbar, wenn man im Mail-Client „Kopfzeilen anzeigen“ auswählt.
Body – der Inhalt der E-Mail
Der Body einer E-Mail ist durch eine Leerzeile vom Header getrennt und enthält die zu übertragenden Informationen in einem oder mehreren Teilen (Text und Anhang).
Übertragungsprotokolle
POP3 ist in der Funktionalität sehr beschränkt und erlaubt nur das Abholen und Löschen von E-Mails am E-Mail-Server. Für weitere Funktionalitäten wie hierarchische Mailboxen direkt am Mailserver, Zugriff auf mehrere Mailboxen während einer Sitzung, Vorselektion der E-Mails, usw. müssen Protokolle wie IMAP verwendet werden.Spamfilter:
Produkt:
Benutzungsschnittstelle
E-Mail-ProgrammZur Nutzung von E-Mail kann ein E-Mail-Programm, auch E-Mail-Client oder Mail-User-Agent (MUA) genannt, verwendet werden. Ein solches Programm ist auf dem Rechner des Benutzers installiert und kommuniziert mit einem oder mehreren Mail-Servern.
Webmail
Als alternatives Verfahren zur Verwendung eines E-Mail-Programms hat sich auch die Nutzung von Webmail etabliert. Statt mit einem lokal installierten Programm werden hierbei die E-Mails mit einem Web-Browser auf einem Web-Server des Mail-Providers bearbeitet.
Elemente einer E-Mail
VON: E-Mail-Adresse des AbsendersAN: E-Mail-Adresse der Adressaten, welche die Mail direkt betrifft
CC: (Kohledurchschlag) Adressaten, die nur Kenntnis davon nehmen sollen
BCC: (Blinddurchschlag ) Kopien an alle eingetragenen Adressen, weitere Adressaten sind nicht sichtbar
Betreff: kurz und knapp formulieren worum es in der Mail geht
Hinweis:
Die Nachricht selbst sollte möglichst kurz sein.
Die E-Mail-Adresse
Eine E-Mail-Adresse ist die Angabe, welche den Empfänger einer E-Mail eindeutig bezeichnet und damit eine Zustellung an diesen Empfänger ermöglicht. Eine E-Mail-Adresse, wie sie für den Transport per SMTP im Internet verwendet wird, besteht aus zwei Teilen: Einem lokalen Teil und einem globalen Teil. Beide Teile werden durch das At-Zeichen (@) verbunden.
Größe
Die maximale Größe von E-Mails ist prinzipiell nicht begrenzt. In der Realität zeigen sich allerdings Grenzen durch technische oder administrative Beschränkungen der Systeme, welche die E-Mail übertragen oder empfangen. So können derzeit bei E-Mails ab ca. 20 MB Größe Probleme auftreten.
Dateianhang (engl. Attachment)
Ein Dateianhang ist eine Datei, welche im Body einer E-Mail verschickt wird. Dies wird durch das MIME-Protokoll ermöglicht, welches die Kodierung der Datei regelt. Aktuelle Mail-Clients kodieren Text und Dateianhänge bei Bedarf automatisch. Die Größe eines Attachments ist zwar prinzipiell nicht begrenzt, wird aber in der Realität durch Größenbeschränkungen für die gesamte E-Mail limitiert.
Die Benutzung von PDF statt MS Word (*.doc) ist ratsam, da PDF auf jeder Plattform geöffnet werden können, MS-Word-Dateien nicht. Auf jeden Fall gehört ein Kommentar in die E-Mail, der Absender, Empfänger und Inhalt des Anhangs erkennen lässt.
Eine E-Mail-Adresse ist die Angabe, welche den Empfänger einer E-Mail eindeutig bezeichnet und damit eine Zustellung an diesen Empfänger ermöglicht. Eine E-Mail-Adresse, wie sie für den Transport per SMTP im Internet verwendet wird, besteht aus zwei Teilen: Einem lokalen Teil und einem globalen Teil. Beide Teile werden durch das At-Zeichen (@) verbunden.
Größe
Die maximale Größe von E-Mails ist prinzipiell nicht begrenzt. In der Realität zeigen sich allerdings Grenzen durch technische oder administrative Beschränkungen der Systeme, welche die E-Mail übertragen oder empfangen. So können derzeit bei E-Mails ab ca. 20 MB Größe Probleme auftreten.
Dateianhang (engl. Attachment)
Ein Dateianhang ist eine Datei, welche im Body einer E-Mail verschickt wird. Dies wird durch das MIME-Protokoll ermöglicht, welches die Kodierung der Datei regelt. Aktuelle Mail-Clients kodieren Text und Dateianhänge bei Bedarf automatisch. Die Größe eines Attachments ist zwar prinzipiell nicht begrenzt, wird aber in der Realität durch Größenbeschränkungen für die gesamte E-Mail limitiert.
Die Benutzung von PDF statt MS Word (*.doc) ist ratsam, da PDF auf jeder Plattform geöffnet werden können, MS-Word-Dateien nicht. Auf jeden Fall gehört ein Kommentar in die E-Mail, der Absender, Empfänger und Inhalt des Anhangs erkennen lässt.
Hinweis:
Produkt:
Signatur
Unterschrift unter der E-MailDer Empfänger wird auch aus Ihrem Namen (wenn sichtbar) bzw. aus Ihrer E-Mail Adresse Schlüsse ziehen. (Vgl.: andrea.rachl@ und a.r.@ und andi@)Weitere Klarheit verschafft eine sogenannte Signatur am Ende der E-mail, in der Sie Ihre Stellung eindeutig klarstellen. Sollte nicht zu groß, lang sein (zu viele Zeilen haben)
z.B.:
effet.info - webservices & eSolutions
moserhofgasse 51, 8010 graz
Elektronische Signatur
Neben der „normalen“ Unterschrift gibt es die sogenannte Elektronische Signatur, welche unter bestimmten Bedingungen eine Rechtskraft vergleichbar zur manuellen Unterschrift unter einem Brief besitzt.
Qualifizierte elektronische Signaturen, die eine zuverlässige Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennen lassen, können derzeit technisch nur mit digitalen Signaturen in Verbindung mit Zertifikaten von einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) realisiert werden. Bei diesen Verfahren wird ein Schlüsselpaar verwendet. Ein Schlüssel wird für die Erzeugung der Signatur verwendet (Signaturschlüssel) und ein Schlüssel für die Prüfung (Signaturprüfschlüssel).
Das für die Zuordnung von Signaturprüfdaten und Unterzeichner erforderliche Zertifikat kann technisch durch ein digitales Zertifikat realisiert werden. Es enthält die Signaturprüfdaten und den Namen einer Person sowie gegebenenfalls weitere Angaben und ist durch eine digitale Signatur geschützt.
Sicherheit
Personen, für die der Inhalt eigentlich nicht bestimmt ist, können eine Nachricht möglicherweise einsehen. Entsprechend sollte man nicht zu großzügig mit privaten Details umgehen und die Privatspähre Dritter nicht verletzten.Die E-Mail-Übertragungsprotokolle POP3 ind IMAP können durch eine Verschlüsselung durch SSL (Secure Cocket Layer) zu POP3S und IMAPS erweitert werden. Ob ein Abrufen und Verschicken der Mails mit SSL möglich ist, hängt vom benutzten Webserver ab. Außerdem müssen im E-Mail Programm Einstellungen vorgenommen werden.
Ein E-Mail Harvester („Erntemaschine“) ist eine Software, die das Internet nach E-Mail-Adressen absuchen und diese „ernten“. So werden Adressen gesammelt und können danach für Werbe-E-Mails (Spam) verwendet werden. Deshalb sollten E-Mail Adressen niemals unverschlüsselt auf einer Webseite stehen.
Netiquette
Ziel der Netiquette ist die Erleichterung der Kommunikation der Netzteilnehmer. Die allgemein gültigen Regeln der Höflichkeit und des guten Geschmacks gelten auch für den elektronischen Briefverkehr. Die Regeln sind aber keine Gesetze!Zwischenmenschliches
Tonfall und Inhalt sollten der Zielperson oder dem Zielpublikum angepasst sein, Doppeldeutigkeiten oder gar Beleidigungen vermieden werden. ACHTUNG: WER IN GROSSBUCHSTABEN SCHREIBT, DER SCHREIT!
Technik
Die Standards zur Übermittlung von Nachrichten sollten eingehalten werden, damit der Empfänger keine Probleme bei der Betrachtung hat. Viele lassen sich ihre Nachrichten aus Sicherheitsgründen nur als Text anzeigen. Hintergründe, Schriftfarben -und größen bleiben dabei unbeachtet und nicht jeder hat ein MS Word oder einen Betrachter für Präsentationen wie z.B. PowerPoint um damit diverse Anhänge zu öffnen. Ebenso ist auf die möglicherweise langsame Internetverbindung Rücksicht zu nehmen.
Lesbarkeit
Damit sich Nachrichten möglichst einfach konsumieren lassen, sollten sie gewissen Gepflogenheiten genügen. Dazu gehören korrekter Satzbau und Rechtschreibung, Groß- und Kleinschreibung, richtiges Zitieren und das Weglassen überflüssiger Informationen wie auch das Einhalten einer maximalen Zeilenlänge von 78 Zeichen (siehe RFC 2822) um Quoting nicht unnötig zu erschweren bzw. eine entsprechende Darstellung der Nachricht generell zu gewährleisten.
Rechtliches
Es existieren unterschiedliche Gesetze zum Recht an selbstverfassten Texten, die zu berücksichtigen sind. E-Mails oder Teile daraus sollten nicht ohne Erlaubnis veröffentlicht werden. Ebenso gilt es, das Urheberrecht einzuhalten, wenn man Materialien Dritter verschickt.
Richtig Antworten
Man zitiert (nur) die Stellen, auf die sich die Antwort bezieht.
Anfragen möglichst bald beantworten - Beschwerden vorziehen. Nachsichtig sein! Vergessen sie nicht die Zeitverschiebung, Feiertage (in anderen Ländern) usw. wenn sie auf schnelle Antwort warten. Benachrichtigung für den Absender, wenn die Antwort längere Zeit in Anspruch nimmt. Zuerst alle E-Mails lesen, dann antworten. Möglicherweise sind mehrere E-Mails vom gleichen Absender vorhanden.
